TUGAS 3 pengamanan perancangan system perdagangan (tugas softskill SISTEM INFORMMASI AKUTANSI)

Pengamanan perancangan system perdagangan system informasi akutansi

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber,pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai
salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan.Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (SIA
Pembelian) merupakan sistem yang dibangun untuk mempermudah pelaksanaan pembelian dengan meng-otomatisasi-kan atau meng-komputerisasi keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses pembelian tersebut disertai dengan pengendalian atau kontrol atas sistem komputerisasi tersebut.Proses pembelian setiap jenis perusahaan hampir serupa karena meliputi beberapa atau seluruh kegiatan berikut ini :
1. Konsultasi dengan supplier yang diadakan sebelum pembelian berlangsung dengan cara menghubungi
beberapa supplier untuk mendapatkan pemahaman mengenai ketersediaan kuantitas dan harga dari
barang dan jasa.
2. Pembuatan dokumen permintaan pengadaan barang atau jasa dengan mendapatkan persetujuan dari
supervisor. Permintaan ini kemudian digunakan oleh departemen pembelian untuk memesan barang
.3. Mengadakan perjanjian dengan supplier untuk pembelian barang atau jasa dimasa yang akan
datang. Perjanjian dengan supplier meliputi pesanan-pesanan pembelian (pesanan yang sebetulnya
dikirim ke supplier) dan kontrak dengan supplier.
4. Penerimaan barang atau jasa dari supplier dimana perusahaan harus memastikan bahwahanya batang
yang dipesan berada dalam kondisi baiklah yang akan diterima.
5. Pengakuan kewajiban atas barang dan jasa yang diterima dari supplier yang akan dicatat oleh
departemen hutang pada saat tagihan diterima dari supplier.
6. Pemilihan invoice yang akan dibayar.
7. Penulisan, penandatanganan dan pengirimancek kepada supplier.Dokumen yang terkait ke kepada siklus pembelian adalah:
1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
2. Purchase order (Pemesanan Pembelian)
3. Receiving order (Penerimaan Pesanan)
4. Supplier (Vendor) invoice
5. Disbursment voucher
6. Disbursment check
7. Debit memorandum
8. New supplier (vendor) form
9. Request for proposal (or quotation)
1.2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Persediaan adalah aktiva perusahaan yang meliputi barang jadi yang tersedia untuk dijual kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi dan bahan serta perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi.Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara, dilihat dari
fungsinya, dan dilihat dari jenis dan posisi barang dalam urutan pengerjaan produk.
1. Dilihat dari fungsinya
a. Batch stock atau lot inventory
b. Fluctuation stock
c. Anticipation stock
2. Dilihat dari jenis dan posisi produk dalam
urutan pengerjaan produk :
a. Persediaan bahan baku (raw material stock)
b. Persediaan bagian produk atau parts yang
dibeli (purchase parts/component stock)
c. Persediaan bahan-bahan pembantu ataubarang-barang perlengkapan (supplierstock)
d. Persediaan barang setengah jadi atau
barang dalam proses (work inprocess/progress stock)
e. Persediaan barang jadi (finished goodsstock)Pada dasarnya terdapat lima catatan yang paling
penting atau utama dalam sistem persediaan :
1. Permintaan untuk dibeli (purchase requisition)
2. Laporan penerimaan (receiving report)
3. Catatan persediaan (balances of stores record)
4. Daftar permintaan bahan (material requisitionform)
5. Perkiraan pengawasan (control accounting)
Sistem pencatatan persediaan yaitu:
1. Periodic System, yaitu pada setiap akhir periodedilakukan perhitungan secara fisik dalam menentukan
jumlah persediaan akhir.
2. Perpetual System atau juga disebut BookInventories, yaitu setiap mutasi dari persediaansebagai akibat
dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu administrasi persediaannya.
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk menilai suatu persediaan, diantaranya dengan :
a. first-in, first out (FIFO)
b. rata-rata tertimbang (weighted average)
c. last in, first-out (LIFO)
Pengendalian internal pada siklus pembelianmeliputi:
1. Pemisahan tugas. Individu-individu yang mengotorisasi, melaksanakan pembelian, dan mencatat
transaksi adalah individu yang berbeda untuk menghindari terjadinya kecurangan.
2. Menggunakan informasi dari kejadian lampau untuk mengontrol aktivitas pembelian
3. Mengamati dari dekat semua kegiatan pembelian
4. Dokumen-dokumen yang berurutan dan bernomor urut tercetak.
5. Mencatat semua pihak yang bertanggung jawab atas proses yang terjadi
6. Membatasi akses ke aset dan informasi perusahaan.
7. Merekonsilidasi semua catatan dengan bukti fisik dari aset yang ada
Elemen yang harus ada untuk mendukung pengendalian internal yang baik atas persediaan adalah:
1. Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik.
2. Pengendalian yang ketat atas barang yang datang melalui sistem barcode.Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari fasilitas.Pengendalian persediaan mencakup tindakanmempertahankan jumlah persediaan yang optimum,dimana jumlah persediaan sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan. Jumlah persediaan yang terlalu banyak akan menambah biaya dan modal kerja membeku di persediaan, sedangkan jumlah persediaan yang terlalu sedikit akan menghambat
kelancaran produksi maupun distribusi dan mengakibatkan opportunity lost. Oleh karena tersebut terdapat sebuah metode untuk mempermudah pengendalian jumlah persediaan yang disebut Economic OrderQuantity (EOQ).
2. OBJECT ORIENTED ANALYSIS AND DESIGN (OOAD)
2.1 Konsep Object Oriented Analysis (OOA)
Aktivitas-aktivitas dalam OOA terdiri dari
System choice, Problem domain analysis,Application domain analysis .

2.2 Konsep Object Oriented Design (OOD)
Dalam OOD terdapat 2 aktivitas utama yaitu :
architectural design dan component design.
Architectural design terdiri dari 3 aktivitas yaitu :Criteria, Component Architecture dan Processes
in OOAD
UML (Unified Modelling Language) adalah “theindustry – standard language for specifying,visualizing, construction and documenting theartifacts of object-based software system”, yang berarti UML merupakan suatu bahasa standar yang digunakan untuk menspesifikasikan,memvisualisasi, mengkonstruksi serta mendokumentasikan artifak dari suatu softwaresistem yang berbasis objek.Adapun jenis-jenis UML yang terdiri dari:ClassDiagram
3. ANALISIS PERUSAHAAN
PT. OliserIndonesiaadalah satu-satunya cabang waralaba pusat Oliser Corporation di Indonesia yang berdiri sejak tahun 2003. PT. Oliser Indonesia bergerak di bidang jasa pengisian ulang tinta printer
sekaligus menjual berbagai macam perlengkapan printer. Menurut perusahaan, permintaan danpenjualan dari tahun 2004 hingga tahun 2005 mengalami peningkatan sebesar 40 %. Pemilik perusahaan memutuskan untuk membuka outletcabang di berbagai daerah Jakarta dan memberikan izin waralaba keberbagai kota besar maupun kecildi Indonesia. Pada Maret 2005 perusahaan telah memiliki lebih dari.7 outlet dan 9 perusahaan yang membeli izin waralaba.PT Oliser Indonesia memiliki supplier dari berbagai negara dan berperan sebagai supplier bahan baku bagi setiap outlet dan waralaba-nya untuk
menjaga kualitas produk. PT. Oliser Indonesia padasaat ini memiliki jumlah karyawan lebih dari 50orang dan akan terus bertambah seiring dengan perkembangan perusahaan.
Bidang Usaha Perusahaan
PT Oliser Indonesia telah menjalani 3 bidang usaha sebagai berikut:
1. Cartridges dan Toner Refill
2. Clonink (Infusion Technology)
3. Product Supply/Selling
Analisis Sistem Berjalan Rich Picture
Rich Picture menggambarkan system berjalan yang ada saat ini.
Gambar 11. Rich Picture sistem pembelian dan persediaan PT. Oliser Indonesia
3.1 Sistem Yang Diusulkan
Rich Picture berdasarkan prosedur yang diusulkan adalah:
Gambar 11a Rich Picture sistem pembelian dan persediaan yang diusulkan
3.2 Dokumen, Laporan dan Catatan
Akuntansi yang diusulkan
Dokumen-dokumen yang dibuat dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi terdiridari:
1.SuratPermintaan Pembelian (SPP)
2.SuratPermintaan Penawaran Harga (SPPH)
3. Purchase Order (PO)
4. Bukti Perubahan Pemesanan (BPP)
5. Bukti Barang Masuk (BBM)
6. Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB)
7. Bukti Barang Keluar (BBK)
8. Surat Retur Pembelian (SRP)
9. Bukti Pembayaran (BP)
10. Bukti Penyesuaian Perhitungan Fisik (BPPF)
Dokumen-dokumen pendukung dari luar dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi
terdiri dari:
1. Faktur Pemasok
2. Bukti Pengiriman Pemasok (Surat Jalan)
3. Bukti pengeluaran kas (Bukti Transfer, Cekdsb)
Laporan-laporan yang diusulkan untuk dibuat berdasarkan kebutuhan informasi dari pihak yang
bertanggung jawab terdiri dari:
1. Laporan Pembelian (LBM)
2. Laporan Pengeluaran Barang (LBK)
3. Laporan Retur Barang (LRP)
4. Laporan Hutang (LH)
5. Laporan Pembayaran (LP)
6. Laporan Persediaan (LB)
7. Laporan Prestasi Pemasok (LPP)
Laporan Catatan akuntansi yang diusulkan untuk digunakan terdiri dari :
1. Jurnal Pembelian (JP)
2. Jurnal Pengeluaran Kas (JPK)
3. Jurnal Retur Pembelian (JRP)
3.3 Problem Domain
Dengan class diagram bisa dijelaskan hubung anantara object/class yang terkait. Dan dari masing masing
class yang saling berasosiasi akan mempunyai event, behavior. Sehingga dapatdijelaskan proses apa yang ada dari masing-masingclass
3.4 Application Domain
Dalam application domain ini dijelaskan proses yang terkait dengan actor (user) dan sistemnya, yang
merupakan interaksi antara actor dan system.Interaksi tersebut dapat digambarkan dengan usecase diagram. Dalam prosesnya akan dijelaskan rincian dari setiap usecase
Proses berikutnya adalah membuat sequencediagram yang menjelaskan urutan proses yang dilakukan oleh actor yang berinteraksi dengan system.
Proses design selanjutnya adalah membuat daftar function dan membuat navigation diagram seperti Function Specification Membuat LBK
Dalamdaftar fungsi dijelaskan deskripsi dari fungsi, jenis fungsinya (active, passive) dan jenisnya (Update,
Read, Signal, Compute). Menentukan arsitektur design (component & Deployment),
Proses akhir adalah menentukan object yang akan diimplementasikan ke dalam bentuk database dari setiap object/class hasil analisis.

TUGAS 3 flowchart sistem (tugas softskill SISTEM INFORMMASI AKUTANSI)

Flowchart adalah penggambaran langkah-langkah menyelesaikan masalah dengan grafig sesuai dengan urutan prosedur.

Tata Cara Membuat suatu FLOWCHART

1. Untuk memulai Flowchart,di haruskan dengan menggambar dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
2. Suatu masalah atau kegiatan yang digambarkan harus hati-hati,agar mudah di mengerti oleh pembacanya
3. Kapan kegiatan dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari kegiatan yang kita gambarkan harus di jabarkan dengan menggunakan
penggambaran kata kerja, misalkan MENGHITUNG PAJAK PENJUALAN.
5. Setiap langkah dari kegiatan tsb harus berada pada urutan yang benar dan tidak di persulit.
6.Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus
ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong
aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada
flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan
percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan
seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.
7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang mudah di mengerti

di bawah ini adalah bagan FLOWCHART






SIMBOL-SIMBOL FLOWCHART :







Beberapa hal pokok yang harus/perlu dipertimbangkan untuk menyususn flow chart yang baik sbb :
- Memiliki penamaan/judul yang tepat yang mudah dicerna juga untuk penerima
- Memiliki anak panah yang menunjukkan arah rangkaian untuk mengetahui alur prosesnya
- Setiap rangkaian memiliki pengertian/batasan yang jelas
- Harus memiliki symbol-symbol keputusan yang menunjukkan jawab “ya” dan “tidak” atau ekspresi lainya untuk menolak dan menerima.sekaligus

Ada 2 macam Flowchart :

1. System Flowchart adalah urutan proses dalam system dengan menunjukkan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.

2. Program Flowchart adalah urutan instruksi yang digambarkan dengan symbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program.